Les réunions one to one sont des moments privilégiés entre un manager et un collaborateur. Elles sont essentielles pour renforcer la communication, le feedback et la relation de travail. Comment maximiser l’efficacité de ces réunions pour en faire un véritable levier de développement et d’engagement ? Voici 6 conseils pratiques pour réussir votre one to one meeting :
Qu’est-ce qu’une réunion one to one ?
De manière très simple, le one to one meeting est une rencontre régulière entre un manager et un salarié afin de discuter du travail. C’est un moment crucial pour renforcer les entretiens professionnels réalisés et les évaluations effectuées. Contrairement aux réunions de groupe, il offre une opportunité de s’exprimer et de donner librement son opinion sur un sujet. Pendant une telle réunion :
- Les feedbacks sont encouragés,
- Un sentiment de confiance s’installe entre le manager et le salarié,
- La productivité et la performance de ce dernier sont au centre des discussions.
En même temps, ce genre de réunion améliore la qualité de vie au travail.
Quels sont les objectifs des réunions one to one ?
Le principal objectif du one to one meeting est de faire en sorte que le manager et le salarié soient sur la même longueur d’onde. Il est souvent requis pour instaurer un climat convivial et pour favoriser le bien-être au travail.
Au-delà de tout cela, le one to one meeting est également réalisé pour :
- Renforcer les liens entre le manager et le salarié,
- Comprendre la situation individuelle du salarié, ses performances et tout ce qui peut impacter sa productivité au travail,
- Dénouer les éventuels conflits,
- Augmenter la motivation et favoriser le développement du collaborateur.
Quels sont les avantages des meetings one-on-one ?
La réunion one to one apporte de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour l’équipe. Mais surtout et avant tout, elle est bénéfique pour le salarié. Entre autres :
- Elle encourage une meilleure compréhension mutuelle, renforçant ainsi la confiance entre le manager et son collaborateur.
- Elle permet un feedback régulier, ce qui est nécessaire pour avancer ensemble vers l’objectif fixé.
- Elle favorise les moments d’échanges et de prise de recul pour mieux analyser les objectifs à atteindre.
- Elle augmente le sentiment d’appartenance car l’employé se sent écouté.
- Elle facilite la communication, ce qui aide l’employé à aborder plus facilement les éventuels problèmes.
6 conseils pour réussir votre réunion one to one
Penser à réaliser un one to one meeting est une chose. Faire en sorte qu’il soit un succès en est une autre. Voici des conseils qui pourront ainsi vous aider à y arriver plus clairement :
Définir un objectif clair
Comme pour chaque réunion, la détermination de l’objectif de celle-ci est la première étape à réaliser. De cette manière, vous évitez les discussions sans fin qui n’aboutissent généralement à aucun résultat. En revanche, lorsqu’il est bien défini, vous pourrez vous y focaliser et en parler sereinement pendant 15 à 30 minutes en moyenne.
Au bout de ce délai, vous en ressortirez avec des résultats pertinents. La discussion ayant été productive, vous pouvez désormais, entre manager et collaborateur, travailler plus efficacement pour améliorer vos performances. Ainsi, n’hésitez pas à en faire un rituel managérial pour booster la productivité générale.
Établir une liste de points à discuter pour structurer la réunion
Un one to one meeting nécessite une préparation en amont. Pour cela, il convient de noter tout ce qui doit être abordé. Entre autres :
- Observez les réussites de votre collaborateur,
- Notez ses points forts et ses points faibles,
- Observez les points irritants dans son travail ou dans sa façon d’être au travail,
- Notez aussi les tâches à accomplir prochainement.
Avec de telles informations, il vous sera plus simple d’organiser et de planifier le déroulement de votre prochaine réunion one to one.
En faire un point d’étape régulier
Pour que vos meetings one to one soient efficaces sur le long terme, prévoyez-en régulièrement. Vous pouvez, par exemple, organiser une réunion hebdomadaire. Vous pouvez cependant la planifier selon : la fréquence qui vous convient, les besoins de votre équipe et les besoins de votre entreprise. Dans tous les cas, la régularité est essentielle dans la mesure où elle aide à instaurer un environnement de confiance entre vous et votre collaborateur. En même temps, c’est une occasion de favoriser le développement professionnel de celui-ci.
Commencer par un moment convivial
Bien que les réunions soient réalisées pour parler du travail et de son avancement, nul besoin de se mettre la pression dès les premières phrases. Commencez toujours par échanger des formalités afin de détendre l’atmosphère. Montrez à votre collaborateur que vous vous souciez également de son bien-être. Demandez-lui comment s’est passé la semaine, par exemple, pour vous informer en amont des points à aborder pendant votre one to one meeting. De plus, en commençant la discussion de manière légère, il sera plus simple d’aborder les sujets plus sérieux. Et tout cela dans un climat positif, sans tension.
Fournir des retours constructifs sur le travail du collaborateur
Le fait d’avoir noté les points forts et les points faibles de votre collègue vous aidera à lui donner un feedback constructif pour l’aider à se développer. Par conséquent, n’hésitez pas à parler des réussites. Bien entendu, félicitez-le d’abord pour son travail. Cela l’aidera à assimiler plus facilement les points à améliorer. Par ailleurs, donner des retours sur le travail effectué est essentiel dans la mesure où l’employé se sent valorisé pour ses efforts. Cela prouve que vous prenez à cœur ce qu’il fait. Vous lui montrez aussi votre reconnaissance en étant attentif non seulement à ses réalisations, mais aussi à son développement.
Consigner les points clés discutés et définir les actions si nécessaire
Avant de quitter la réunion, faites le point sur tout ce qui a été discuté. De cette manière, vous ne risquez pas d’oublier les objectifs qui ont été fixés ainsi que les actions à entreprendre pour les atteindre. Par la même occasion, cette récapitulation est une manière de s’assurer que vous avez compris vos rôles et que vous restez alignés sur vos responsabilités respectives.
Comment créer un environnement sûr pour les one-on-one ?
Pas besoin d’un bureau très bien rangé au centimètre près ou d’une grande pièce pour qu’un meeting one to one puisse avoir lieu. Au contraire, cela risque de mettre votre collaborateur mal à l’aise. Choisissez plutôt un lieu convivial dans lequel vous et lui pouvez discuter sans avoir à faire attention aux détails. Néanmoins, le plus important n’est pas l’endroit où la réunion aura lieu. Pour créer un environnement propice à celle-ci : adoptez une attitude positive, évitez les jugements et soyez à l’écoute de votre collaborateur. Le but est de l’inciter à s’exprimer librement, sans crainte ni honte, et surtout, dans le respect le plus total.
Les erreurs à éviter lors d’un meeting one to one
Adopter une posture trop directive et ne pas être à l’écoute
Un bon one to one repose sur un équilibre entre parler et écouter. Si le manager monopolise la parole ou impose ses points de vue sans laisser d’espace au collaborateur, la réunion perd son sens. Ce qu’il faut faire :
- Pratiquer l’écoute active : reformulez ce que dit votre collaborateur pour vous assurer d’avoir bien compris.
- Éviter de juger trop vite ses réponses, laissez-le s’exprimer sans interrompre.
- Encourager à partager son ressenti : “Y a-t-il quelque chose que tu aimerais améliorer dans notre collaboration ?”
Éviter les sujets difficiles ou délicats
Le one to one individuel est un moment privilégié pour parler des défis et des problèmes rencontrés par le collaborateur. Ignorer ces aspects peut limiter les progrès et générer de la frustration. Ce qu’il faut faire :
- Créer un climat de confiance en posant des questions ouvertes : Quels sont les obstacles que tu rencontres actuellement ?
- Offrir un soutien adapté en proposant des solutions concrètes.
Reporter ou annuler régulièrement les meetings
Ne pas respecter le process en annulant ou en reportant constamment envoie un mauvais signal : cela donne l’impression que le développement du collaborateur n’est pas une priorité.
- S’assurer que les one to one sont bloqués dans l’agenda et considérés comme des rendez-vous importants.
- Faire preuve de flexibilité en proposant une alternative si un empêchement survient.
