On sait que 57% des salariés considèrent leur entretien annuel comme un moment utile et 66% qu’il est l’occasion de définir des objectifs atteignables et pertinents (étude BVA, mars 2018). C’est donc un moment privilégié pour les collaborateurs et essentiel pour leur évolution. Mais en tant que manager, encore faut-il savoir comment bien mener cet entretien annuel. Voici 6 conseils pour bien le préparer.
Etape 1 : Analyser le dernier compte rendu
La première étape consiste à se remémorer l’ancien bilan et regarder l’évolution du salarié. Pour cela, vous pouvez récupérer les informations obtenues lors de l’entretien d’évaluation individuel de l’année passée. C’est important de regarder ce qui a bien marché, mais également les axes d’amélioration possible. Si aucun entretien annuel n’a été fait avec le salarié l’année d’avant, vous pouvez vous baser sur les entretiens mensuels ou trimestriels.
Bon à savoir : Il est important d’aller au-delà d’une évaluation chaque année pour avoir un meilleur suivi du salarié et de ses attentes. Faire régulièrement des points de suivi est une bonne idée pour avoir du feedback.
Etape 2 : Bien préparer l’entretien en amont
La préparation de l’entretien en amont est un des points essentiels pour réussir cet exercice. Une fois que vous avez analysé en détail le compte rendu du dernier entretien annuel, il faut concevoir une trame d’entretien annuel qui vous donne un cadre et une ligne directrice pour conduire au mieux les entretiens. La phase de préparation passe également par une réflexion sur les points forts et les points faibles du collaborateur. Vous devez aussi penser à des objectifs pertinents et ne pas hésiter à chercher une formation qui lui donnerait les compétences nécessaires à la réalisation des objectifs. Enfin, rappelez bien au collaborateur qu’il doit préparer son entretien de son côté pour avoir de la matière à apporter lors de la discussion.
Etape 3 : Créer un climat de confiance pour le salarié
Il arrive parfois que le collaborateur adopte une attitude négative pendant l’entretien ou que vous ayez des points négatifs à faire remonter. Même dans ces situations délicates, vous devez être à même de rester positif dans votre attitude et vos paroles. Faites en sorte qu’il se sente à l’aise et qu’il ne se sente pas acculé. Pour créer un climat de confiance lors de la discussion, il est donc important d’afficher un état d’esprit positif et de miser sur l’écoute active et la bienveillance.
Bon à savoir : Dans un entretien annuel d’évaluation, c’est le collaborateur qui doit avoir le monopole de la parole et non le manager. En adoptant une posture d’écoute active, il se sentira plus facilement encouragé à dresser son propre bilan et à faire remonter les sujets qui le dérangent.
Etape 4 : Fixer de nouveaux objectifs
Au fil de l’échange, il est important de fixer de nouveaux objectifs réalisables et concrets. Un objectif clairement défini lors de l’entretien et qui naît d’une réflexion commune entre le manager et le salarié est une source de motivation et de satisfaction au travail. Intéressez vous à comment fixer des objectifs pour trouver de nouveaux challenges qui animent les salariés et qui les aident à évoluer professionnellement.
Etape 5 : Faire un bilan de l’entretien et prévoir les prochaines étapes
Avant de terminer cet échange, n’oubliez surtout pas de faire un bilan de l’entretien. Une discussion manager et salarié qui n’aboutit à rien n’est qu’une perte de temps pour les deux. Faire un bilan de cet échange est à la fois utile pour le prochain entretien annuel d’évaluation et pour déterminer les actions à mettre en place par la suite. En fonction des objectifs définis, une formation est peut-être nécessaire. Le collaborateur peut aussi être amené à effectuer une mobilité interne, par exemple.
Etape 6 : Ne pas attendre le prochain entretien annuel pour faire un suivi
Le suivi des actions et des objectifs doit se faire plus d’une fois par an pour améliorer la performance du salarié et vérifier que tout se passe bien. Attendre 1 an pour faire le suivi de tout ce qui a été défini lors du précédent entretien n’a pas de sens. Les managers et les collaborateurs fonctionnent en équipe, ils doivent se voir plus régulièrement pour identifier ce qui marche bien et les axes d’amélioration. Vous pouvez organiser un échange mensuel ou trimestriel pour créer du feedback.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour savoir comment mener un entretien annuel individuel. Ce moment d’échange clé est essentiel pour l’évolution des salariés. Aussi, l’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel mais tout autant important. Pensez à l’organiser tous les 2 ans.
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