Concevoir une trame d’entretien annuel : conseils et modèle gratuit

L’entretien annuel d’évaluation permet, entre autres, de fixer les objectifs que doivent atteindre les collaborateurs. Pour que ces derniers soient clairement définis, compris et entendus, la mise en place d’une trame d’entretien annuel d’évaluation est primordiale. Dans cet article, on vous guide pour créer un modèle que vous pourrez utiliser.

La trame d’entretien annuel : un fil conducteur

Pour les managers et décideurs, la trame d’entretien annuel s’avère être un outil d’une grande utilité. Elle constitue une base sur laquelle s’appuyer pour mener un entretien annuel et permet de garder une trace écrite des échanges au fil des ans.

Avoir une base sur laquelle s’appuyer

L’entretien annuel d’évaluation sert à faire un bilan global de l’année passée tout en présentant les objectifs pour l’exercice à venir. Il est aussi un moment privilégié au cours duquel le manager va pouvoir évaluer le salarié. La grille d’entretien annuel qu’il aura bien définie au préalable sert ainsi de base sur laquelle s’appuyer pour avoir un fil conducteur lors de l’entretien.

Conserver une trace écrite des échanges managers-managés

L’entretien d’évaluation est une discussion en face-à-face où le manager va interroger le managé. Il va lui présenter les ambitions stratégiques, opérationnelles, individuelles et collectives pour l’année à venir. Il va analyser les performances de l’employé et revenir sur les moments forts des 12 derniers mois. Cependant, pour pouvoir analyser les évolutions des collaborateurs d’une année à l’autre et prendre des décisions avérées, cet échange oral doit s’accompagner d’un compte-rendu. La grile d’entretien annuel d’évaluation est là pour ça. Elle permet de garder une trace écrite du rendez-vous qui vient d’avoir lieu et d’apprécier, avec du recul, la performance et l’efficacité du salarié de l’entreprise sur les mois précédents.

Les objectifs de la trame d’entretien annuel

L’entretien d’évaluation ne peut et ne doit pas être réalisé de façon improvisée. Pour être le plus efficace possible, cette évaluation, qui prend la forme d’un échange constructif, doit être minutieusement préparée. Comment la trame d’entretien annuel peut-elle vous aider ? Et quels en sont les objectifs ?

Valider les critères d’évaluation en amont

Les critères d’évaluation varient d’une entreprise à l’autre. La grille d’entretien doit se baser sur des critères objectifs, validés en amont par un groupe de collaborateurs. La trame d’évaluation ne doit pas être perçue comme une sanction. Elle est un outil de progrès, de croissance et de développement. Avec elle, le manager peut prédéfinir un ensemble de critères qui seront abordés tout au long de l’échange.

Remettre la grille au collaborateur avant l’entretien

Avant de procéder à l’entretien, remettez un modèle de grille à l’employé afin qu’il puisse faire une auto-évaluation professionelle. Vous pourrez ainsi comparer les perceptions de chacun et faire le point sur les forces et faiblesses du salarié. Encore une fois, l’intérêt de ce rendez-vous est de discuter de façon factuelle afin de tirer des conclusions constructives pour le salarié de l’entreprise. 

Outil de support pendant l’entretien

La trame d’entretien d’évaluation vous fait gagner en aisance. Elle limite les oublis qui peuvent avoir lieu lors d’une discussion. Pour évaluer les différents critères, vous pouvez utiliser une échelle comme celle-ci :

	Note
Insuffisant	1
En-dessous des attentes	2
Au niveau des attentes	3
Au-dessus des attentes	4
Excellent	5

Quelles questions poser au salarié lors de l’entretien annuel ? 

Les informations et les questions que vous allez retrouver dans la grille d’évaluation sont souvent les mêmes. Par conséquent, n’hésitez pas à télécharger un exemple de modèle de grille d’entretien annuel sur Internet. Pour réussir votre grille, plusieurs thématiques doivent impérativement être abordées.

Point important : n’abordez jamais des sujets relatifs à la vie privée du salarié. L’entretien d’évaluation professionnel est… professionnel !

Le bilan de l’année passée

Commencez à faire un point sur le bilan de l’année. Les moments forts, l’évaluation globale du salarié, son implication dans l’entreprise… L’idée est de faire un bilan des ses réalisations.

• Exemple : Pouvez-vous citer les accomplissements dont vous êtes le ou la plus fièr(e) au cours de l’année écoulée ?

La performance du salarié

L’objectif a-t-il été atteint par le salarié de l’équipe ? Son travail a-t-il été à la hauteur des attentes de l’entreprise ? Le collaborateur a-t-il contribué à la croissance de l’activité à travers ses performances ?

• Exemple : Quels sont les objectifs que vous avez atteints depuis votre dernier entretien annuel ?

Les valeurs de l’entreprise en adéquation avec le salarié

Le collaborateur est-il en adéquation avec les valeurs de l’entreprise ? Un salarié dont les valeurs intrinsèques ne collent pas avec les valeurs de l’entreprise peut faire face à une situation de mal-être au travail. Si tel est le cas, il faut agir !

• Exemple : Que pensez-vous de votre environnement de travail ? Avez-vous des suggestions pour l’améliorer ?

L’évaluation des compétences du collaborateur

Quid de l’expertise du salarié ? Afin d’avoir toutes les clés en main le jour de l’entretien, vous aurez également préparé une note factuelle relatant de ses compétences. Vous allez pouvoir rendre compte des compétences dont il dispose, mais également identifier comment il estime sa propre compétence. L’objectif est, si nécessaire, de pouvoir mettre en place un plan de formation adaptée. Vous pouvez aussi préparer cette note en interrogeant les pairs des collaborateurs lors d’une évaluation 360.

• Exemple : Quelle est la principale compétence observée ?

Le développement du collaborateur

L’entretien individuel doit s’articuler autour du travail du salarié, son ressenti dans l’entreprise, ses performances, son parcours professionnel. Il doit aussi porter sur le développement professionnel de votre collaborateur. Par exemple, a-t-il des projets professionnels en tête ? 

• Exemple : À moyen et long terme, comment souhaiteriez-vous voir évoluer vos missions et votre carrière ?

Les vœux d’évolution du salarié

Posez des questions sur le projet professionnel du salarié, intéressez-vous à ses ambitions, à l’évolution professionnelle qu’il envisage.

• Exemple : Avez-vous des besoins en formation ?

Comment conclure un entretien annuel ? 

L’entretien individuel avec votre collaborateur prend fin. Il est temps de conclure. Pour cela, vous pouvez :

Définir les objectifs de l’année à suivre

Vous allez présenter les objectifs pour l’année à venir. Voici comment fixer des objectifs pertinents à son équipe. Formation, accompagnement, résultats attendus : faites le point sur les next steps. 

Mettre en place un plan d’action

Après avoir recueilli les feedbacks du salarié avec qui vous venez de réaliser l’entretien individuel, n’oubliez pas de lui présenter un plan d’action clair pour mettre un terme à votre échange.